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Intégration QuickBooks

QuickBooks Online est un logiciel de comptabilité stocké dans le Cloud qui facilite votre gestion comptable à tout moment et depuis plusieurs appareils. Pour plus d'informations, visitez le site QuickBooks.

Comment fonctionne l'intégration ?

Zettle vous permet d'importer les données relatives à vos ventes et à vos paiements sur votre compte QuickBooks de manière quotidienne. L'intégration est simple et facile à configurer. Une fois votre compte QuickBooks connecté, vos données seront automatiquement transmises par Zettle et s'afficheront dans les comptes de votre choix.

Pour une visibilité optimale sur vos paiements et vos frais Zettle, nous vous recommandons de créer des comptes de comptabilité séparés pour chaque type de données. Ceci vous aidera à visualiser les transactions entrant et sortant de votre compte Zettle et de votre compte bancaire.

La manière la plus simple de configurer votre connexion avec QuickBooks vous est expliquée ci-dessous.

Étapes pour connecter votre compte Zettle à QuickBooks

  1. Connectez-vous à votre compte Zettle sur my.zettle.com
  2. Accédez à votre page Intégrations et recherchez l’intégration Quickbooks
  3. Cliquez sur “Connecter” et observez suivez les informations concernant les clients et les fournisseurs.
  4. Entrez vos informations de connexion Quickbooks, puis sélectionnez l’organisation QuickBooks à laquelle Zettle peut accéder et cliquez sur «Autoriser». Vous ne pouvez connecter qu’un seul compte Zettle à une organisation QuickBooks.
  5. Pour que les données soient importées, spécifiez les quelles données Zettle vers quel compte QuickBooks doivent apparaître dans quel compte QuickBooks. Chaque type de transaction peut avoir un compte dédié dans QuickBooks.

Cartographie des types de comptes QuickBooks

Compte Zettle

Compte Quickbooks

Ventes Zettle

Revenus

Remboursements Zettle

Revenus

Carte-cadeau Zettle

Passif courant, Passif non courant

 Frais Zettle

Coûts directs, Frais généraux, Dépenses

Paiements Zettle (carte, carte en ligne, paiements par carte-cadeau )

Actifs courants, Compte bancaire

Paiements Zettle en espèces

Actifs courants, Compte bancaire, Compte de caisse

Puis-je connecter plusieurs comptes Zettle à QuickBooks?

Vous ne pouvez connecter qu'un seul compte d'entreprise Zettle à une seule organisation QuickBooks.

Quand l'importation a-t-elle lieu ?

Lorsque vous configurez l'intégration, vous pouvez sélectionner n'importe quelle date du passé pour lancer l'importation. Cela importera rétroactivement les données de Zettle dans QuickBooks pour chaque jour à partir de la date sélectionnée. Nous vous recommandons de sélectionner une date de votre exercice actuel afin de ne pas modifier les données de la période précédant la dernière clôture de vos comptes.

Zettle importe automatiquement les données dans QuickBooks une fois par jour à 00h00 GMT. Une fois l'intégration configurée, les premières données Zettle apparaîtront dans QuickBooks dès le lendemain.

Puis-je changer la date de début après avoir configuré l'intégration?

Après la première importation de données entre Zettle et QuickBooks, vous ne pouvez pas modifier la date de début car cela entraînerait des doublons pour les jours qui se chevauchent.

Quelles données sont partagées entre Zettle et QuickBooks ?

Lorsque vous autorisez la connexion entre Zettle et QuickBooks, vous autorisez QuickBooks à lire vos données commerciales et financières enregistrées via Zettle. Vous donnez également la permission à Zettle de lire les données QuickBooks liées à entreprise, vos comptes, vos taux d’imposition, vos clients, vos fournisseurs, vos factures, vos paiements, vos bilans et vos relevés bancaires.

J'utilise un logiciel de caisse autre qu'Zettle et que j'ai déjà intégré QuickBooks. Comment éviter une double comptabilisation des achats ?

Si vous utilisez un point de vente autre qu'Zettle qui est déjà connecté à QuickBooks, désactivez l'option « Synchroniser les données des ventes » pour éviter toute double comptabilisation. Dans ce cas, il vous suffit de synchroniser les données relatives aux frais de Zettle sur QuickBooks. Vous pouvez le faire en sélectionnant un compte « Frais Zettle » pour enregistrer les frais en tant que dépense (sous forme de facture). Vous devez également sélectionner un compte « Paiements par carte Zettle » pour enregistrer les paiements correspondant à la dépense. Les frais Zettle sont déduits des paiements par carte lors du paiement d’Zettle sur votre compte bancaire.

La synchronisation des données s'est arrêtée et il me manque certaines données de Zettle dans QuickBooks. Comment procéder ?

Connectez-vous à my.zettle.com et accédez à la page Applications (Menu > Préférences > Applications). Vérifiez que votre connexion à QuickBooks est toujours active. Si ce n’est pas le cas, votre connexion à QuickBooks a perdu son autorisation (généralement à cause d’un changement de mot de passe ou de permission) et vous devez vous reconnecter.

Si votre connexion est active, accédez à la page des paramètres QuickBooks et vérifiez que vous avez sélectionné un compte valide pour chaque champ requis. Si un compte manque ou qu'il est archivé dans QuickBooks, un message d'erreur apparaît au niveau du champ. Sélectionnez un nouveau compte et enregistrez les nouveaux paramètres. Dès le jour suivant, l'intégration remplira automatiquement les données de la période manquante en fonction des nouveaux paramètres définis.

Si tous les paramètres de la page QuickBooks de Zettle semblent corrects, vérifiez votre compte QuickBooks et assurez-vous que votre abonnement est actif.

Si vous avez vérifié tous ces éléments mais que le problème persiste, veuillez contacter notre service d'assistance.

Comment fonctionne la cartographie des données ?

Ventes Zettle

Cartographie du compte
Si vous utilisez Zettle Go comme point de vente, activez la synchronisation des données de vente Zettle dans QuickBooks. Si vous utilisez un autre système de point de vente (par exemple Lightspeed, The Good Till, Revel) qui synchronise déjà vos données de vente avec QuickBooks, désactivez-la pour éviter une double comptabilisation. L'enregistrement des ventes quotidiennes étant désactivé, l'intégration Zettle n'a besoin que d'enregistrer les frais et les remboursements de frais (voir ci-dessous).

Les ventes sont comptabilisées sur un compte nominal dans la catégorie « Revenu ». Vous pouvez sélectionner un compte existant dans la liste déroulante. Si vous ne possédez pas de compte, vous devez en créer un dans QuickBooks à cette fin.

Comment ces données s'affichent-elles dans QuickBooks ?
Chaque jour, Zettle envoie une seule facture de ventes à QuickBooks Online. Toutes les ventes réalisées au cours de la journée sont regroupées dans cette facture. La facture contient un poste par taux de TVA appliqué par l'utilisateur, auquel est indiqué le total des ventes pour ce taux. Si aucune vente n'a été effectuée pour un taux de taxe donné ce jour-là, le poste correspondant n'apparaîtra pas.

Arrondi
Dans Zettle, les remises sont appliquées au total de l'achat comprenant tous les articles, plutôt qu'au niveau de chaque article. Étant donné que pour les ventes de la journée, les produits sont répartis en fonction de leur taux de TVA, les remises doivent être appliquées au niveau des articles, ce qui peut entraîner de légers écarts d’arrondi par rapport au cas où la remise serait appliquée au total.

Nous optons pour la pratique la plus courante des logiciels de comptabilité qui consiste à ajouter une ligne à la facture de ± 0.01 afin que ce total s'aligne au total correct.

Remboursements Zettle

Cartographie du compte
Les remboursements sont aussi comptabilisés sur un compte nominal du type « Revenu ». La pratique la plus courante consiste à sélectionner le même compte que pour le compte des ventes Zettle (voir « Ventes » ci-dessus). Si toutefois vous préférez déclarer les remboursements séparément dans QuickBooks, vous pouvez utiliser un autre compte.

Comment ces données apparaissent dans QuickBooks
Chaque jour, Zettle envoie une seule facture de remboursement à QuickBooks Online. Tous les remboursements réalisés au cours de la journée sont regroupés dans cette facture. La facture de remboursement contient un poste par taux de TVA appliqué par l'utilisateur, où est indiqué le total des remboursements pour ce taux de taxe. Si aucun remboursement n'a été effectué pour un taux de taxe donné ce jour-là, le poste correspondant n'apparaîtra pas.

Cartes-cadeaux Zettle

Cartographie du compte

Ventes de cartes-cadeaux : un compte nominal « de passif ». La valeur de ce compte correspond au montant des cartes-cadeaux restantes.

Paiement par carte-cadeau : Quand une carte-cadeau est utilisée pour un paiement, la somme est versée sur le compte de ventes et de paiements par carte-cadeau, et sort du compte de passif.

Comment ces données apparaissent dans Quickbooks
Facture dans QuickBooks correspondant à l'achat d'une carte-cadeau et à l'achat d'un article par le biais d'une carte-cadeau :


Paiement d'une facture dans QuickBooks correspondant à l'achat d'un article par le biais d'une carte-cadeau :

Facture dans QuickBooks correspondant à un paiement par le biais d'une carte-cadeau :


Frais Zettle

Zettle prélève un pourcentage de commission sur chaque transaction de carte à l'aide du lecteur de carte Zettle. Zettle facture également des frais pour les paiements par factures Zettle et les avances en espèces, si ceux-ci vous concernent. Les frais ont une incidence sur le montant versé sur votre compte bancaire, car ils sont soustraits du montant des paiements par carte lors du paiement. Pour cette raison, le compte d'actifs actuel (paiements par carte Zettle) ne serait pas nul une fois le rapprochement effectué avec les données bancaires. L’intégration crée donc une facture d’achat dans QuickBooks pour tenir compte des frais Zettle. Le paiement des frais Zettle sera appliqué au compte utilisé pour les paiements par carte Zettle.

Cartographie du compte
Les frais sont comptabilisés sur un compte nominal de type « Dépenses » et figureront dans la section Dépenses d'un compte de résultat. Vous pouvez sélectionner un compte existant dans la liste déroulante. Si vous n'avez pas de compte disponible, vous devez créer un compte dans QuickBooks à cette fin.

Comment ces données apparaissent dans QuickBooks
Chaque jour, Zettle envoie une seule facture à QuickBooks Online. Tous les frais prélevés par Zettle au cours de la journée sont regroupés dans cette facture. La facture peut comporter plusieurs lignes si différents types de transactions sont effectuées tout au long de la journée.

Remboursement des frais

Comment ces données apparaissent dans QuickBooks
Un virement bancaire unique est effectué chaque jour, qui regroupe tous les remboursements de frais traités ce jour-là.

Paiements par carte Zettle

Cartographie du compte
Zettle prend en charge les comptes bancaires pour tous les comptes de paiement.

Le compte configuré pour les paiements par carte Zettle représente le compte liquide Zettle.

Comment ces données apparaissent dans QuickBooks
Zettle envoie un seul paiement à QuickBooks par jour et par type de paiement utilisé ce jour-là. Donc, si pour une journée donnée, vous traitez dix paiements par carte et vingt paiements en espèces, deux paiements seront effectués. Ces paiements sont enregistrés sur la facture de vente quotidienne.

Paiements Zettle en espèces

Cartographie du compte
Zettle prend en charge les comptes de caisse, les comptes bancaires et les comptes d'actifs courants pour les paiements en espèces.  Vous pouvez sélectionner un compte existant dans la liste déroulante. Il convient de ne faire apparaître les paiements en espèces dans la comptabilité de votre compte bancaire qu'une fois que l'argent a été déposé à la banque. Les paiements en espèces encaissés par le biais de votre TPV doivent être enregistrés dans un compte de caisse, dont le numéro commence par 531 en France.

Comment ces données s'affichent dans QuickBooks
Zettle envoie un seul paiement à Quickbooks par jour et par type de paiement utilisé ce jour-là. Donc, si pour une journée donnée, vous traitez dix paiements par carte et vingt paiements en espèces, deux paiements seront effectués. Ces paiements sont enregistrés sur la facture de vente quotidienne.

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