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Gestor de inventario avanzado

Ten en cuenta que ya no aceptamos registros nuevos para Zettle Pro. Encontrarás información sobre cómo puede ayudarte Zettle Go con tu negocio aquí.

Primeros pasos con el gestor de inventario

Nuestra guía de existencias te dará toda la información que necesitas.

Zettle Pro tiene dos modos de gestión de existencias e inventario:

El gestor de inventario simplificado
suele utilizarse en comercios, donde se vende lo mismo que se compra.

El gestor de inventario avanzado
se utiliza en negocios de restauración, donde se venden fracciones de lo que se compra (por ejemplo, cañas de un barril de cerveza).

El gestor de inventario simplificado utiliza una correspondencia unívoca entre los productos y las cantidades en existencias. Por ejemplo, cada vez que vendes una magdalena, se da de baja del inventario exactamente una magdalena. El gestor de inventario simplificado es el único sistema que puedes usar con productos que tienen variantes.

El gestor de inventario avanzado te permite emplear una correspondencia unívoca o múltiple entre los productos vendidos y los ingredientes en existencias. Por ejemplo, un cóctel puede consumir varios ingredientes cada vez, mientras que una caña solo resta de las existencias de un barril la medida de una caña. Si utilizas porciones de productos, como tapas o raciones, puedes crear diferentes recetas por porción para que se den de baja del inventario cantidades diferentes. Este gestor de inventario es muy personalizable y flexible.

Uso del gestor de inventario avanzado

Empieza por definir los proveedores de los ingredientes.

  • Inicia sesión en el módulo administrativo de Zettle.
  • Selecciona «Gestor de inventario» en el menú de la izquierda.
  • Haz clic en «Proveedores» para abrir la pantalla «Proveedor».
  • Haz clic en «Añadir proveedor» y añade sus datos. No tienes que rellenar todos los campos; el único obligatorio es el nombre del proveedor.
  • Haz clic en «Añadir» para completar el proceso.

Para modificar los datos de un proveedor, haz clic en «Modificar». Aparece el cuadro de diálogo «Modificar proveedor».

  • Añade los ingredientes que utilizas. Para ello, selecciona «Ingredientes» en el menú de la izquierda y haz clic en «Añadir ingrediente». Se muestra la siguiente ventana:

  • Dale un nombre al ingrediente y elige un proveedor de la lista.

«Coste por tamaño de paquete estándar» es el precio al que has adquirido el ingrediente. Es importante indicar el precio sin incluir el IVA para facilitar el cálculo del beneficio bruto.

«Tamaño de paquete estándar» se refiere al tamaño del paquete en que viene el ingrediente cuando lo compras. Ya hemos incluido una lista con opciones frecuentes (por ejemplo, 24 unidades en el caso de las bebidas empaquetadas), pero puedes utilizar la unidad que prefieras.

«Nivel de reabastecimiento» es la cantidad de existencias que deseas tener en todo momento. Al preparar un pedido para tus proveedores, Zettle Pro recomienda automáticamente la cantidad de producto que debes comprar para que el nivel de existencias alcance el definido en este campo.

«Existencias actuales» se refiere a la cantidad que tienes ahora mismo, expresada en el tamaño de paquete estándar. Por ejemplo, si tienes 24 unidades de bebida, deberías escribir «1» en este campo.

«Nivel de aviso de existencias» indica el límite en el que deseas que se te avise de que queda poco producto. Puedes activar y desactivar este ajuste.

«Pedido mínimo al proveedor» y «Pedido máximo al proveedor» son las cantidades que deseas comprar en un solo pedido al proveedor. Este es el caso, por ejemplo, cuando el proveedor no puede suministrar más de 10 cajas cada vez.

Una vez definidos los ingredientes, puedes pasar a crear recetas. Hay dos formas de hacerlo:

  • Define la receta en la página «Recetas», disponible en el menú de la izquierda. Esta es la mejor opción para crear subrecetas que se puedan emplear dentro de recetas más complejas. Por ejemplo, los ingredientes necesarios para elaborar una salsa de pimienta pueden ser nata, granos de pimienta y sal. Conviene tener esta preparación lista para otras recetas que utilicen este tipo de salsa.
  • También puedes seleccionar «Productos» en el menú de la izquierda y de nuevo «Productos» en el menú desplegable. Modifica el producto al que quieres añadir una receta. Selecciona la pestaña «Existencias» y haz clic en «Añadir receta del producto».

Si asignas ingredientes a este producto, se descontarán del inventario cuando lo vendas. Busca cada ingrediente que quieras añadir en el campo de búsqueda. El campo «Multiplicador» te permite especificar qué cantidad se consumirá de cada artículo. Por ejemplo, si quieres usar dos lonchas de queso en la receta, escribe «2» como multiplicador y elige la opción «Unidad».

Para terminar de añadir ingredientes, haz clic en «Actualizar receta». En la receta también se rellena el precio de coste del producto, lo que a su vez sirve para calcular el beneficio bruto que se obtiene al venderlo.

A partir de la versión 4 de Zettle Pro se sugiere un precio medio de coste para ayudarte a gestionar las existencias. Esta opción es especialmente útil cuando el precio de coste de los productos varía a menudo, quizá debido a la demanda o a la disponibilidad estacional. El valor propuesto cambia cada vez que modificas el coste de un ingrediente y se promedia en función de lo que tengas en existencias y del precio al que compraste los artículos.

Para ilustrar cómo funciona, pongamos un ejemplo:
Supón que normalmente compras una caja de 24 botellas de tónica por 20,00 €. Esto equivale a un coste de 0,83 € por botella. En estos momentos tienes una de estas cajas en existencias (24 unidades) y vas a pedir otra. El proveedor tiene una oferta en vigor, por lo que esta segunda caja te cuesta 15,00 €. El valor total de tu inventario de 48 botellas de tónica es de 35,00 €, que arroja un precio medio por botella de 0,73 €. Este nuevo precio de coste se actualiza para todas las recetas, por lo que los cambios se reflejan en cualquier dato de beneficio bruto.

Ten en cuenta que, si en el momento de comprar un ingrediente, modificas su precio de coste, este no cambiará en los ajustes del ingrediente. Si un proveedor cambia el precio de coste con carácter permanente, refléjalo en los ajustes del ingrediente dentro del gestor de inventario.

Cuando termines las modificaciones, haz clic en «Actualizar receta». En la receta también se rellena el precio de coste del producto, lo que a su vez sirve para calcular el beneficio bruto que se obtiene al venderlo.

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